Jeroen van der Veer van Shell mag blij zijn dat niet alleen staatssecretaris Frank Heemskerk voor buitenlandse handel mee gaat naar Moskou, maar ook de premier zelf. De komst van Balkenende opent de deuren van het Kremlin. En als Poetin iets goed vindt, onderhandelt dat later voor bedrijven stukken makkelijker. Heemskerk mag zich in het buitenland dan misschien minister noemen, voor de Russen is hij niet meer dan een onderminister.

Het samenstellen van een onderhandelingsdelegatie< is altijd rekenwerk in Rusland, zegt een ervaren Nederlandse zakenman. Zoals de meeste mensen die Z24 voor dit verhaal sprak, blijft hij liever anoniem. ;’Ik moet nog door in Rusland’. Een bedrijf dat een deal wil sluiten, moet volgens hem het liefst iemand uit de raad van bestuur meenemen, of tenminste iemand gelijk aan de hoogste vertegenwoordiger van het Russische bedrijf. “Anders wordt het niks.” Veel Russische bedrijven, vooral die met een verleden als staatsbedrijf, kennen een uitermate hiërarchische structuur. Zinnen als ‘dit is mijn voorstel, ik moet het alleen nog even aftikken met de baas’, zul je niet gauw horen. ‘Ze zijn niet gewend ondergeschikten een flink mandaat te geven en verwachten dat ook niet van anderen’, zegt een andere Ruslandkenner. Wie niet met de CEO zelf onderhandelt, moet rekening houden met vertraging. ‘Ze moeten voor elk wissewasje toestemming vragen.’ De premier en de meegereisde topmannen zullen zich flexibel moeten opstellen. In tegenstelling tot de meeste Nederlanders, hechten Russen niet aan een strakke tijdsplanning. Het zal de premier niet overkomen, maar zelfs mensen op functies niet ver onder de raad van bestuur, schatten dat een kwart van de afspraken niet wordt nagekomen. Dat iemand speciaal voor die afspraak naar Moskou is gevlogen, is geenzins een garantie dat hij of zij de juiste persoon te spreken krijgt. Je kunt je daar verschrikkelijk druk om maken. En dat is precies wat Nederlanders doen. ‘Fout’, zegt de Russische Irene Troitskaia. ‘Het is niet persoonlijk. Voor een Nederlander is afspraak afspraak. Als er in de ogen van een Rus iets belangrijkers langskomt, dan schroomt hij niet om de boel om te gooien’, zegt de geboren Peterburgse. Troitskaia die al jaren in Nederland en België komt, geeft regelmatig trainingen en adviezen over de Russische cultuur aan Nederlandse ondernemers en zakenlui.
‘Altijd vlak vantevoren afspraken checken’,zegt Troitskaia. ‘Ik ben zelf zo vernederlandst dat ik het zelf wel eens vergeet. Typisch Russisch is het niet eens. In België moet het ook.’ Het is volgens haar eerder een Nederlandse trek dat gemaakte afspraken in beton gehouwen lijken. Het lijkt een detail, maar als ze een punt moet noemen waarop het wel eens mis gaat, dan is het het maken van afspraken.

Jerke Verschoor, salesmanager van kantoormeubilairfabrikant Koninklijke Ahrend, bevestigt dat je niet gek moet opkijken als een afspraak op het laatste moment verzet wordt. ‘Je moet vlak vantevoren nog bellen: ik kom eraan. Maar het heeft ook zijn voordelen dat Russen flexibel met hun tijd
omgaan.e kunt ook bellen met de mededeling dat je iemand over anderhalf uur wil spreken. Dat kan dan best, terwijl in Nederland eerst agenda’s worden getrokken.’

Balkenende en zijn reisgenoten zullen hun Calvinisme overboord moeten gooien. ‘Even in een dag naar Moskou vliegen om een contract te tekenen, vergeet het maar’, zegt Troitskaia. Nederlanders zijn vaak zo enthousiast over hun plannen dat ze te hard van stapel lopen. De ‘fun’ is voor de Nederlander het maken van de deal en dat is het. Niet in Rusland. Zonder persoonlijk contact, geen zakelijk contract. Interesse in de persoon, maar zeker in de Russische cultuur in het algemeen is een must.

Dat heeft prettige kant. In de wereld van de grote multinationals is het niet heel gebruikelijk, maar Russen trakteren bezoekers graag op een flinke dosis cultuur. Strijkjes, ballet en dans; iedereen noemt ze als een opvallende bijkomstigheid van zakendoen in Rusland.

Russen verwachten qua ontspanning wel iets terug. En in het toch wel decadente Moskou kun je niet aankomen met een pilsje en een bitterbal. Voor Van de Veer en consorten is het te hopen dat de Nederlandse ambassade zich heeft uitgesloofd.

Netwerken is een kunst op zich, ook als je iemand al eerder hebt ontmoet. Een uitnodiging per e-mail 'lezen ze niet' aldus een Ruslandganger. Zijn advies komt erop neer dat je 'ze' moet ze spammen, liefst per fax. 'Wrijf die bedrijfsnaam in hun gezicht.'

Machismo doet meteen denken aan Zuid-Europa, toch dient een man zich zeker ook in Rusland als kerel te gedragen. De 'moezjik', zeker niet de metroman, krijgt dingen voor elkaar. Vooral wie zaken doet met de overheid of voormalige staatsbedrijven krijgt te maken met 'stugge, stijve mannen'die behalve trots, behoorlijk autoritair uit de hoek kunnen komen, aldus iemand uit de oliewereld. Ondergeschikten krijgen en-plein-public een schrobbering.

Klinkt het redelijk hopeloos? Niet terecht, volgens Troitskaia. De delegatie begint zelfs met een voorsprong, want Nederlanders zijn volgens haar populair als handelspartners. “Je weet waar je aan toe bent met een Nederlander, denkt de Rus, zegt ze.

Bovendien is er de afgelopen tien jaar veel veranderd. 'In de jaren negentig bestond er heel veel frustratie," zegt Troitskaia. Omdat het economisch beter gaat, is er meer zelfvertrouwen. “Dat werkt positief.'

De eerder genoemde stugge stijve mannen met een geknakt ego vanwege het verloren gegane Sovjetrijk verdwijnen naar de achtergrond, ziet Verschoor van Ahrend. Ze maken plaatsen voor twintigers en dertigers wiens zakencultuur niet verschilt met wat internationaal gebruikelijk is.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl